Projektni manegement v praksi

 

1. DEL: Od opredelitve do uvodne faze

V naslednjih šestih člankih (v kakšnih časovnih razmikih si bodo sledili je odvisno od dejanskega poteka dela) bom poizkusil konkreten projekt v praksi razvijati po  tradicionalnem pristopu¹ projektnega managementa. Z drugimi besedami to pomeni, da bom s članki v časovnem sosledju analiziral razvoj projekta skozi pet glavnih razvojnih faz² skladno z njegovim dejanskih napredkom v praksi. Opisovanju same materije projekta se bom trudil v veliki meri izogibati, kajti v tem ne le, da ne vidim uporabne vrednosti, niti ne bi bralca, tako predpostavljam, le-ta zanimala. Kar želim bralcu ponuditi je prikaz razvoja projekta skozi lastne izkušnje, pri čemer bom vse skozi težil k zavednem prenosu teorije v prakso in pri tem sproti opozorjal na vse kar moramo biti pozorni  na poti do zastavljenega cilja.

V svojem uvodnem članku nameravam predvsem zelo na kratko podati temeljno strukturo vsakega projekta, saj je le-ta ključ do razumevanja projektnega vodenja, prav tako pa tudi »route map« sistemske analize³ projekta v praksi, ki ga bom v prihodnje podrobneje predstavil z nizom člankov in grafičnih ponazoritev.

Projekt in projektno vodenje

Kot pri vsaki analizi se tudi tukaj ne morem izogniti, da ne bi sprva opredelil pojma, s katerimi se bomo vso pot nenehno srečevali: projekt in projektni management. Namreč že pri splošno sprejeti definiciji projekta in njenem prenosu na primer v praksi pride do  prvih zapletov: Projekt je delovni proces, ki mora biti opravljen, da pridemo do enkratnega v naprej določenega izzida oziroma rezultata znotraj prav tako v naprej določenega časovnega roka in finančnih sredstev. Če to opredelitev apliciram na lasten projekt, ki je sicer še v drugi razvojni fazi (o tem več v naslednjih člankih) lahko hitro ugotovim, da ne izpolnjuje vseh zgoraj naštetih kriterijev, ki opredeljujejo projekt. Res je, da gre za realizacijo enkratne, unikatne naloge (ideje) z že v naprej določenim outputom, znotraj prav tako določenega časovnega okvirja, vendar pa pri tem v skladu z zgornjo definicijo ne morem govoriti o finančnem okvirju projekta. Namreč za proračun projekta bi bil potreben naročnik, ki pa ga zaradi precej kompleksne narave dela nimamo, po drugi strani pa tudi v začetni fazi še ne moremo povsem natančno oceniti realnih stroškov, ki jih na določenih delih projekta lahko samo predvidimo.

Iz zgoraj omenjenih sestavin, ki naj bi jih vsak projekt imel, lahko izpeljemo tudi koncept projektnega managementa, in sicer kot discipline vodenja projekta od »spočetja« do »rojstva« novega produkta (storitve) oziroma od zasnove do zaključka. Podrobneje lahko k temu prištejemo še dejavnosti, kot so usklajevanje (aktivnosti, sredstev in tima), planiranje (stroškov, rokov, faz, ciljev), uveljevljanje (motiviranje, komuniciranje, vodenje) ter sam nadzor in izvedbo projekta. Pri tem gre projekt po že zgoraj omenjenu tradicionalnemu pristopu projektnega managementa skozi pet glavnih faz⁴:

• 1. uvodna faza
• 2. faza projektnega načrtovanja
• 3. faza implementacija projekta
• 4. faza nadzora
• 5. zaključna faza

Kot je razvidno iz diagrama si faze projekta sledijo v vzročno-posledičnem odnosu in so druga drugi pogoj. Pri tem je potrebno opozoriti, da redko kdaj celoten projekt poteka po zamišljenem prvotnem načrtu, zato je uspešno vodenje projektov odvisno tudi od nenehnega načrtovanja in preverjanja, kar nam omogoča naslednja metoda.

Projektna metodika

 Osnova za uresničitev nekega projekta je dorečena projektna metodika, ki nakazuje, kako bo projektni ciklus določenega projekta izpeljan, saj lahko z njo natančno opisujemo vodenje in izvajanje projekta. Sestavljena je iz procesa projektnega vodenja (uvajanje, načrtovanje, izvajanje, nadzor), ki usmerja vodenje projekta in iz faznega modela, ki nam omogoča doseganje zastavljenega projektnega rezultata.

 

V naslednjem članku bom podrobneje predstavil uvodno fazo oziroma fazo uvajanja, ki je od same utrnitve ideje projekta do vzpostavitve tima, kot zelene luči za prehod v drugo fazo ali fazo načrtovanja, trajala skoraj eno leto. Pri tem bom prikazal realne težave s katerimi sem se soočal in hkrati poudaril, na kaj je vse je potrebno v tej fazi biti pazljiv, da lahko uspešno vstopimo v nasledjo fazo, ki je za celoten projekt tudi bistvenega pomena.

___________________________________

¹ Tradicionalni pristop, metoda (traditional approach) je najbolj pogosto uporabljena metoda projektnega managementa. T.i. »waterfall development«, kjer si naloge sledijo druge za drugo v linearnem zaporedju, je predvsem primeren za manjše jasno definirane projekte, medtem ko je za večje projekte z kompleksnejšimi cilji manj primeren. Poleg tradicionalne metode poznamo še nekatere druge: Critical Chain Project Management, Extreme Project Management in Event Chain Management, ki pa se jih ne bom dotikal

²Faza projektne priprave, faza projektnega načrtovanja in skiciranja, faza implementacija projekta, faza nadzora nad implementacijo, zaključna faza.

³ Pojem sistemska analiza združuje postopke, tehnike in metode s katerimi analiziramo komercialne, tehnične in znanstvene postopke, procese in funkcije s ciljem, da bi pridobili spoznanja le-teh. Namen sistemske analize je, da omogoči razumevanje kompleksnih socio-ekonomskih sistemov, kar dosežemo s tem, da proučevani sistem na določen poenostavljen način predstavimo z nekim drugim medijem, kot je jezik ali grafični model. Bistveni označevalec sistemskoanalitičnih načinov postopanja je sistematična razgraditev celotnega sistema na njegove sestavne dele (elemente).

⁴Vsebino posameznih faz projekta bom podrobneje v praksi predstavil v prihodnjih člankih, zato se v podrobnosti posameznih faz v uvodnem članku še ne bom spuščal. 

_____________________________________

Viri:

Project Management, Donna Deeprose (2002)

Projektni Management: Opredelitev in vodenje, Ermina Šišič (2008)